News Header

کافه دانش

Image 50413

چطور مدیریت تغییر توی سازمان شما رو زودتر به نتیجه می‌رسونه

علی خزاعی؛ دپارتمان توسعه بازار

تضمین نرخ بالای بازگشت سرمایه کار آسونی نیست، مخصوصا توی پروژه‌ای مثل پیاده سازی سیستم ERP. خیلی از سازمان ها، سعی می‌کنن پیاده سازی ERP رو از طریق کوچیک‌کردن فرآیند تغییر و یا کلا انجام ندادن مدیریت تغییر و یا استفاده از نرم‌افزار های قدیمی، سریع‌تر انجام بدن. این کار ممکنه توی کوتاه مدت یه بازگشت سرمایه‌ی خوبی رو نشون بده ولی اصلا به رشد بلند‌مدت سازمان کمکی نمی‌کنه.

خب پس ما چطوری می‌تونیم بیشترین نرخ بازگشت سرمایه رو بدون حذف کردن مراحل پیاده‌سازی ERP بدست بیاریم؟ یکی از جوابای این سوال، "مدیریت تغییر دز سازمان" می‌تونه باشه؛ درواقع یعنی کارمندای سازمان نرخ بازگشت سرمایه رو مشخص می‌کنن.

اما طبق تجربه‌ی من، سه عامل انسانی هست که روی نرخ بازگشت سرمایه اثر می‌ذاره:

  • سرعت پذیرش؛ یعنی چقدر طول می‌کشه تا کارمندا با تکنولوژی و فرآیندهای کاری جدید، آشنا بشن.
  • تعداد کاربرای نهایی که از سیستم ERP استفاده می‌کنن.
  • مهارت کارمندای سازمان در استفاده از سیستم جدید ERP.

هرموقع که یکی از این عوامل روی پروژه‌ی پیاده‌سازی ERP شما اثر منفی می‌ذاره، احتمالا شما یه ارزیابی مجدد از وضعیت وجود انجام می‌دین. ارزیابی و شناخت دقیق از نیازهای کارمندا می‌تونه به شما توی طراحی یه برنامه مدیریت تغییر موفق، که لازمه‌ی اصلی فرآیند پیاده سازیه، کمک کنه.

اما در طول یه فرآیند تغییر، کارمندا به چه چیزایی نیازد دارن؟

همزمان با هر تغییری توی سازمان، باید به کارمندا دلیل این تغییر توضیح داده بشه، میل به انجام تغییر توی کارمندا برانگیخته بشه، راجع به نحوه‌ی فرآیند تغییر بهشون توضیح داده بشه، مهارت‌های لازم برای تغییرات بهشون آموزش داده بشه و وقتی که تغییر صورت گرفت، برای نگهداری از این تغییر، کارمندا رو تقویت و حمایت کنیم.

میل به تغییر، مسئله‌ی مهمیه که سازمان‌ها بهش توجه نمی‌کنن و فکر می‌کنن تغییر مسئله‌ایه که خواه ناخواه رخ می‌ده و کارمندا چه بخوان و چه نخوان باید از اون پیروی کنن. این قضیه فقط محدود به استفاده کردن از یه تکنولوژی جدید نیست، آره درسته ممکنه درنهایت همه‌ی کارمندا از سیستم جدید استفاده کنن، ولی وقتی اون‌ها عمیقا مایل به تغییر نباشن، کارها رو درست انجام نمیدن و به قول معروف، ماست‌مالی می‌کنن. کارمندای بی‌میل، حتی از کارمندایی که استفاده از سیستم رو بلد نیستن هم بدترن. پس بهتره قبل از هر اقدامی برای تهیه سیستم ERP جدید، میل به تغییر رو توی کارمندا تحریک کتید و مزایای استفاده از سیستم جدید رو به صورت تدریجی براشون شرح بدید.

یکی دیگه از عواملی که معمولا سازمان‌ها فراموش می‌کنن اینه که کارمندا دوست دارن که تقویت بشن. وقتی کارمندا نسبت به تکنولوژی جدید بیعلاقه‌ن، نشون می‌ده که اونا نیاز دارن تا آموزش ببینن و تقویت بشن. تجربه‌ی من میگه که یه آموزش تدریجی و برقراری ارتباط مناسب با کارمندا باعث این میشه که خود کارمندا از شما بخوان که تغییر هرچه زودتر انجام بشه. این آموزش‌ها و این ارتباطات باید به صورت مداوم و تدریجی باشه و نمیشه مشکلات رو تو یه چشم بهم زدن حل کرد.

ولی شما چطور می‌تونید این تغییر سازمانی رو رهبری کنید؟

نکته اول اینه که قبل از همه خودتون رو برای تغییر آماده کنین. تاثیرات تغییر رو روی خودتون و تیم کاریتون بشناسین و دقیقا بدونین که چرا این تغییر داره انجام میشه. اگه شما خودتون دقیقا ندونین که چرا سازمان به تغییر نیاز داره، چطور می‌خواید به بقیه توضیح بدید؟

نکته بعدی اینه که شما هم به عنوان مدیر، نگرانی هاتون درباره‌ی تغییر رو با همکاراتون درمیون بذارید و سعی کنید تغییر رو از خودتون شروع کنید. بعد از اینا، شما به عنوان مدیر باید از شایستگی‌هاتون استفاده کنید و نقش یه مدیر موفق و با صلابت رو ایفا کنین.

اگه توی فرآیند تغییر، سازمان رو به هرج و مرج بره و کارمندا عصبی باشن و همه چیز بهم بخوره، این مدیره که نقش خودش رو برای برگردوندن نظم به سازمان انجام می‌ده. یه مدیر موفق تو این شرایط به صحبت‌های کارمندا گوش می‌ده و با شناخت نگرانی‌های اون‌ها، سعی می‌کنه برای حل مشکلات، برنامه‌ی درستی طراحی کنه. تو این شرایط، مدیرها می‌تونن بهترین مربی دنیا برای کارمندای سازمان بشن.

اما یه مربی موفق، شیش تا کار انجام می‌ده تا بازیکن‌هاش رو آماده نگه داره.

  1. موانع پیش روی بازیکن‌هاش رو پیدا میکنه و سعی می‌کنه اونا رو برطرف کنه. این موانع می‌تونن مربوط به مشکلات خانوادگی، مالی، روحی و یا هرچیز دیگه باشن. وقتی کارمندا ببینن که مدیر چقدر به اون‌ها کمک می‌کنه، برای انجام کار انرژی زیادی می‌گیرن.
  2.  یه مربی خوب هیچ کاری رو به بازیکناش تحمیل نمی‌کنه، بجاش یه سری انتخاب جلوشون می‌ذاره و مزیتای هرکدوم رو توضیح می‌ده و انتخاب رو به عهده بازیکن می‌ذاره.
  3. امید. اگه یه مربی فقط یه وظیفه داشته باشه، اون امید دادن به تک تک اعضای تیم توی هر شرایطیه.
  4.  یه مربی موفق باید به اعضای تیمش اجازه بده تا اعتراض کنن و مشکلاتی که به نظرشون می‌رسه رو فریاد بزنن. این فریادها می‌تونه بهترین کمک‌ها برای پیشرفت باشه.
  5. مربی باید پیشرفت‌های محسوس حاصل از تغییر رو برجسته کنه و نشون بده که این تغییرات چه نتایج مثبتی نسبت به قبل دارن.
  6.  و بالاخره یه مربی خوب ممکنه لازم بشه که به اعضای مهم و اثرگذار تیم، پیشنهاد ترفیع یا حقوق بیشتر بده تا اون‌ها رو توی تیم نگه داره و از توانایی‌هاشون استفاده کنه.

اما در آخر باید این نکته رو هم بگم که خیلی از سازمان‌ها به دنبال نتایج سریع و کوتاه مدتن و می‌خوان خیلی زود نتیجه‌ی تغییراتی که انجام دادن رو ببینن. شما مثل اون‌ها نباشید، چرا که شما می‌دونید هر تغییری توی گذشت زمان به نتیجه نهایی می‌رسه. پس صبور باشید و همیشه به آینده فکر کنید.

 

 

برچسب ها:
تاریخ مطلب : ۱۳۹۷/۱۰/۰۱