News Header

کافه دانش

Image 50409

مدیریت فرآیندهای سازمان چه مزایایی برای سازمان شما دارد؟

مدیریت فرآیندهای سازمان چه مزایایی برای سازمان شما دارد؟

علی خزاعی؛ دپارتمان توسعه بازار

بسیاری از سازمان ها بدون یک زیرساخت مستحکم مدیریت فرآیندهای سازمانی، اقدام به تهیه ی سیستم ERP می کنند و وقتی که با دریای بیکران سیستم های ERP مواجه می شوند، نمی دانند که چطور از بین آن ها انتخاب کنند؛ چرا که از فرآیند های سازمان و تکنولوژی ای که می تواند به آن کمک کند، اطلاعی ندارند.

مدیریت فرآیندهای سازمان در سطوح پایه به شما کمک می کند تا احتیاجات کسب و کارتان را متوجه شوید و در هنگام مشاوره برای انتخاب سیستم ERP، بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید. مدیریت فرآیندهای سازمان، در حوزه های زیر به سازمان شما کمک می کند:

مزیت رقابتی

عدم هماهنگی بین فرآیند ها و استراتژی سازمان موجب اختلال در ارائه خدمت به مشتریان می شود. مدیریت فرآیندهای سازمان به شما این فرصت را می دهد تا  فرآیندهای سازمانی را بر اساس استراتژی های بازاریابی و کسب مزیت رقابتی، طراحی کنید. جلسات طراحی استراتژی این امکان را فراهم می کند تا ذی نفعان از همه ی بخش های سازمان دور هم جمع شوند و فرآیند ها را در جهت استراتژی ها منطبق سازند.

شما می توانید مزیت رقابتی سازمان و سفارشی سازی نرم افزارهای سازمانی را از دریچه های زیر ببینید. فرآیندهای پشت صحنه در سازمان مثل تدارکات و صورتحساب معمولا از قابلیت های نرم افزاری بیش از حد معمول استفاده می کنند. همچنین تمایز صنایع، راهنمای دیگری در انتخاب سیستم ERP  است؛ چرا که بضی از نرم افزار ها، عملکرد های متفاوت را در جایگاه های خاص ندارند. در نهایت فرآیندهایی هستند که مزیت رقابتی ایجاد می کنند، مانند توسعه محصول یا تجارت الکترونیک. این موارد علی رغم هزینه ای که دارند، به دلیل ارزشی که برای سازمان ایجاد می کنند، نیازمند سفارشی سازی نرم افزاری هستند.

مشارکت کارکنان

تعیین فرآیندهای سازمان به شما اجازه می دهد تا تغییرات سازمانی را با کارکنان خود در میان بگذارید. تصور کنید به کارمندان می گویید که قرار است تغییراتی در سازمان رخ بدهد، بدون توضیحات کافی؛ در این صورت کارمندان، خود را بخشی از این تغییر احساس نمی کنند.

مدیریت فرآیند های سازمان همچنین به شما کمک می کند تا نقش ها و مسئولیت ها را در سازمان مشخص کنید. این مسئله کمک می کند تا فرآیند مدیریت تغییر در سازمان از طربق تمرکز بر واحد نیازمند تغییر، تسهیل شود.

همچنین دعوت از کارکنان برای حضور در جلسات طراحی سازمان، موجب جذب مشارکت آن ها در این فرآیند می شود. وقتی که کارکنان خودشان تغییرات لازم را در سازمان به وجود بیاورند، به صورت طبیعی از این تغییرات حمایت می کنند و نهایت تلاش خود را در جهت موفقیت این تغییرات، نشان می دهند.

هماهنگی سازمانی

وقتی که گفته می شود مدیریت فرآیندهای سازمان می تواند به هماهنگی سازمانی منجر شود، صحبت از یک رویکرد مشخص به مدیریت فرآیند ها است. یک رویکرد مبتنی بر تفکر کاربردی است، دیگری بر فرآیندهای زنجیره ای تمرکز می کند و رویکرد دیگر به هماهنگی در سازمان منتهی می شود.

نام دیگر این رویکرد، برنامه ریزی زنجیره ارزش می باشد. در این رویکرد تمامی فرآیندها به واحد های زنجیره ای، مشخص و قابل کنترل شکسته می شود. با یکپارچه کردن این بخش ها می توانید به تمام ذی نفعان سازمان تضمین بدهید که همه چیز در جهت هدف واحد سازمان حرکت می کند.

کاهش زمان حل مسئله

مدیریت فرآیند سازمان در 90 درصد مواقع، زمانی که کارمندان صرف حل مسائل می کنند را به حداقل می رساند. در هنگام طرح ریزی فرآیند های سازمان، لازم است تا بین زمان انجام کارهایی که در مسیر هدف اصلی سازمان هستند و کارهایی که می تواند توسط ماشین انجام شود، تفاوت قائل شوید. اگر بتوانید فرآیندها را به صورت بهینه طراحی کنید، می توانید سیستم ERP  ساده تر و با هزینه کمتر تهیه کنید.

یکی دیگر از دلایل کارها اضافی در سازمان، تخصص ناکافی کارمندان است. خوشبختانه پیاده سازی ERP می تواند فرصت مناسبی برای آموزش کارکنان باشد. این آموزش ها باید به صورت مداوم باشند تا کارمندان به تخصص برسند و مطابق با وظایف هر کارمند، سفارشی شود.

بهبود مستمر

مدیریت فرآیندهای سازمان بستری را مهیا می کند که می توانید به صورت مستمر سازمان خود را بهبود ببخشید. در طی طراحی فرآیندها، می توانید از شاخص های ارزیابی عملکرد برای ارزیابی مستمر عملکرد و پیشرفت پروژه ها و بهبود آن ها، استفاده کنید.

بیشتر سازمان ها پیشرفت را تنها هنگام اجرایی شدن تغییرات می سنجند، درحالی که برخی از تغییرات لازم است تا جندین سال مورد ارزیابی و سنجش قرار بگیرند.

گرچه که بهبود مستمر لازم است، اما ممکن است عدم مدیریت صحیح، مسبب مشکلاتی شود. بسیار مهم است که واحد IT  در پروژه شرکت داشته باشد تا همزمان با مدیریت فرآیندهای جدید، سیستم ERP  هم با آن ها سازگار شود. اگر تکنولوژی سازمان با فرآیندهای جدید  همگام نشود، باعث به وجود آمدن کارهای اضافی برای کارمندان خواهد شد.­

رویکرد مدیریت فرآیندهای سازمان مناسب شما کدام است؟

یک ذهنیت زنجیره ای و منظم می تواند ارزش مدیریت فرآیندهای سازمان را برای شما روشن کند.­ اما سازمان ها چظور از زنجیره ارزش استفاده می کنند؟ براساس تحقیقات اخیر سازمان استاندارد و بهره وری آمریکا، بزرگترین چالش سازمان هایی که ذهنیت زنجیره ای دارند، متقاعد کردن مدیران است.

سازمان شما چطور می تواند از این چالش عبور کند؟ مشاوران ما در پارسانERP  می توانند به شما در این زمینه کمک کنند.

برگرفته از مطلبی در panorama-consulting.com

برچسب ها: BPM,
تاریخ مطلب : ۱۳۹۷/۰۹/۲۵