News Header

کافه دانش

Image 40339
برچسب ها :
منبع : Panorama consulting
تاریخ مطلب : ۱۳۹۷/۰۸/۱۳

قبل از انتخاب نرم افزار ERP مناسب چه اقداماتی باید انجام شود؟

قبل از انتخاب نرم افزار ERP مناسبِ سازمان، چه اقداماتی باید انجام شود؟

تهیه و تنظیم: دپارتمان توسعه بازار

 

هنگامی که سازمان­ها تصمیم به استفاده از نرم افزارهای برنامه ­ریزی منابع سازمانی (ERP) می­گیرند،  همان ابتدا و بدون بررسی نیازهای سازمانی خود، وارد مرحله ­ی بررسی نرم ­افزار­های موجود و ویژگی های هریک می شوند. مدیران سازمان معمولا فکر می­کنند که تنها با مقایسه­ ویژگی ها و قابلیت های نرم افزارهای موجود می توانند بهترین انتخاب را داشته باشند، اما در بیشترِ مواقع گزینه­ انتخاب شده، "بهترین" انتخاب نیست.

اگرچه قبل از انتخاب سیستم ERP مناسب، اقدامات متعددی باید انجام شود، اما انجام این هفت قدم سازمان را قبل از انتخاب سیستم ERP در مسیر درست قرار می­ دهد:

 

  • اطمینان بخشیدن به ذی­نفعان سازمان
    نکته کلیدی در انتخاب یک سیستم ERP، اطمنیان بخشیدن به ذی­­نفعان سازمان و جلب رضایت آن­ها درباره­ برنامه های راهبردی در مسیر رسیدن به اهداف سازمان است. در این مرحله است که شما می توانید به استفاده از فناوری های نوین مانند بهبود سیستم خدمات مشتریان، طراحی یک مدل کسب و کار جدید و ایجاد یک درآمد جدید بیاندیشید و فروشندگان سیستم های ERP را تنها بر اساس توانایی آن­ها در پیاده ­سازی راهکار سازمانی مورد نظرشما، ارزیابی کنید.

 

  • مشخص کردن نقش ERP در سازمان شما
    سیستم مدیریت منابع سازمانی قرار است چه نقشی در کسب و کار شما ایفا کند؟ هزینه ­های استفاده از این سیستم چقدر است؟ شما انتظار دارید با استفاده از این سیستم به چه نتایجی در سازمان خود برسید؟ این ها سوال هایی است که مدیران ارشد و ذی­نفعان هنگام پرسیدن در باره نرخ بازگشت سرمایه­­ این طرح از شما می­ پرسند. برای داشتن پاسخی جامع و کامل، می­بایست به صورت دقیق مشخص کنید که سیستم ERP به چه صورت به موفقیت اهداف و برنامه های سازمانی کمک می­کند. با توضیح دادن مزایا و اهمیت این سیستم به ذی­نفعان، می­توان از اکثر مشکلات تهیه سیستم ERP برای سازمان­ ها، جلوگیری نمود.

 

  • میل به تغییر در سازمان­تان را ارزیابی کنید
    به محض آن­که زمزمه­ های استفاده از یک سیستم جدید در سازمان شنیده شود، کارمندان نگران می­ شوند که یادگیری سیستم جدید زمان­بر خواهد بود و آن ها با همین سیستم کنونی راحت هستند. پیش از انتخاب سیستم ERP مناسب، لازم است تا با کارمندان خود درباره­ مزایای استفاده از سیستم های جدید صحبت کنید و آن­ها را نسبت به تغییر و پیشرفت مشتاق کنید. پذیرش تغییر در کارکنان باعث می­ شود تا در مرحله انتخاب سیستم مناسب، از نظرات و تجربیات آن­ها استفاده شود و اشتیاق آن­ها برای درگیر شدن با تغییرات جدید، برانگیخته گردد.

 

  • تعیین نیازهای سازمان
    بسیاری از سازمان ها، فهرست مشخصی از نیازها و الزامات سازمانی خود ندارند و زمانی مانند زمان انتخاب سیستم ERP به فکر طراحی یا بازطراحی ساختار سازمان خود می­ افتند. مستندسازی پروسه های کنونی سازمان می تواند به تعیین الزامات و نیازهای سازمان در هر زمانی کمک کند و اولویت­ها و فرصت های پیشرفت را در برابر دیدگان مدیران نمایش دهد. مستندسازی پروسه های سازمان همچنین این امکان را به شما می­ دهد تا مشخص کنید که هریک از فرآیند ها و داده ها مربوط به چه کسی است و کدام­یک از کارمندان سازمان می بایست در تصمیم گیری های مختلف، شریک باشند.

 

  • تبدیل فرآیند­های کسب و کار
    درحالی که بعضی از فرآیند های داخلی سازمان معمولاً با چندتغییر جزیی اصلاح می شوند، فرآیندهای خارجی و آن­هایی که مربوط به مزیت رقابتی سازمان در بازار است معمولاً باید به صورت کلی و از نو ساخته شوند و فرآیند کسب و کار مهندسی مجدد شود. این رویکرد در طراحی کسب و کار باعث شکستن چارچوب های سازمانی به فرآیندهای به هم پیوسته می­ گردد و باعث می­شود تا به نتیجه هر مرحله و تاثیر آن بر مرحله بعدی دقت شود. درنهایت این مسئله به انتخاب سیستم ERP مناسبی که بتواند فرآیند های تعیین شده در سازمان را مدیریت کند می انجامد.

 

  • بررسی گزینه های توسعه
    آیا سیستم ERP قرار است در واحد IT راه ­اندازی شود یا در واحدی جداگانه؟
    سازمان های بزرگ با پیچیدگی های زیاد که نیاز به کنترل های منظم IT دارند، معمولا از گزینه­ استقرار در محل استفاده می­کنند، در حالی که سازمان­های کوچک­تر معمولاً این فعالیت­ ها را برون­ سپاری می­ کنند.
    واژه های زیر را احتمالاً در ارزیابی های نحوه استقرار سیستم ERP مشاهده می کنید:

:Cloud ERP

سیستم های ERP که در یک سرور خارج از سازمان اجرا می­شوند و شما در سازمان­ خود از آن استفاده می ­کنید.

SaaS ERP:

نرم­ افزاری که توسط فروشنده ­­ی خاص و برای استفاده­ ی چندین شرکت ساخته شده و ارایه می گردد.

On-premise ERP:

نرم­ افزاری که در داخل سازمان شما مستقر می ­شود. 

Hybrid Cloud:

ترکیبی از سیستم On-premise و Cloud است که هم از راه دور و هم مستقر در سازمان اداره می­شود.

Managed Services:

در این روش همه ­ی پلتفرم ­ها و تکنولوژی ها توسط ارائه دهنده­ ی خارج از سازمان میزبانی می­ شود.

 

  • توسعه­ استراتژی IT
    علاوه بر بحث نحوه استقرار سیستم، بحث­های دیگری در زمینه یکپارچه سازی بخش فناوری اطلاعات نیز، نیاز به بررسی بیشتر دارد. برای مثال شما باید بدانید که می خواهید از یک سیستم ساده ی ERP استفاده کنید و یا ترکیبی از بهترین سیستم ­ها در کنار یکدیگر؟ اگرچه استفاده از چند سیستم در کنار هم می تواند مزیت های رقابتی زیادی برای سازمان ایجاد کند، اما ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی در یکپارچه­ سازی داده­ ها رخ بدهد. در طرف دیگر، استفاده از سیستم های ساده موجب یکپارچه­ سازی و هماهنگی در توزیع داده­ ها در سازمان می­ شود اما انعطاف لازم برای پاسخگویی به شرایط مختلف ایجاد شده در سازمان را نخواهد داشت. این بدان معنی است که لازم است شخصی سازی بیشتری در سیستم صورت بگیرد که مستلزم هزینه ­ی بیشتری خواهد بود.

 

انتخاب یک نرم­ افزار ERP

این هفت مرحله به شما کمک می­ کند تا زیرساخت­های لازم برای انتخاب و ارزیابی سیستم مناسب ERP را در سازمان خود ایجاد کنید و از این مرحله به بعد، با بررسی نرم ­افزارهای موجود و تطابق قابلیت­های آن ها با نیاز­های سازمان خود می تواند بهترین محصول را برای کسب بهترین نتیجه انتخاب و تهیه کنید.

 

منبع: برگرفته از مطلبی در Panorama consulting