News Header

کافه دانش

Image 40365
منبع : panorama-consulting.com
تاریخ مطلب : ۱۳۹۷/۰۹/۰۵

از پیشرفت تکنولوژی در سازمان چه توقعی داشته باشیم؟

از پیشرفت تکنولوژی در سازمان چه توقعی داشته باشیم؟

نویسنده: علی خزاعی؛ دپارتمان توسعه بازار

برگرفته از مطلبی در panorama-consulting.com

بسیاری از سازمان ها، با هدف انتخاب یک سیستم ERP مناسب که نرخ بازگشت سرمایه بالا و سودآوری داشته باشد، دست به تغییرات تکنولوژی می زنند، اما پس از مدتی متوجه می شوند که تغییر تکنولوژی اداری پیچیده تر از چیزی است که تصورش را داشتند.

پس با این شرایط، از استقرار سیستم های اداری جدید چه انتظاراتی باید داشت؟ قدم اول آن فهم هدف تغییر و نقش تکنولوژی در سازمان شما است. تکنولوژی در سازمان ها یا در جهت تثبیت سیستم موجود و یا تغییر و استقرار یک سیستم کاملا جدید و یا چیزی بین این دو عمل می کند.

در مورد دوم، تکنولوژی تمرکز اصلی نیست و هدف اصلی تغییر در فرآیند ها و کارکنان است. قبل از تعین تکنولوژی مورد استفاده، سازمان اهداف استراتژیک و استراتژی تکنولوژیک خود را مشخص می کند و یک مدل کسب و کار جدید را تعریف می کند. یک مدل کسب و کار جدید یعنی مسئولیت ها و اختیارات جدید برای کارمندان. تغییرات در فرآیند­ها به معنی تغییر در نحوه­ی استفاده از منابع، بودجه و زمان نیز می­باشد. اگر شما در سوی دیگر طیف تغییر قرار داشته باشید، مسلما تغییرات مطابق انتظارات شما پیش نخواهد رفت.

اگر هنوز نمی دانید که پروژه­ی شما مستلزم چه سطحی از تغییرات است، بهتر است با این سوال شروع کنید که چرا قصد دارید از یک سیستم جدید استفاده کنید؟ اگر هدف سازمان شما رشد سریع و حضور در بازارهای جدید باشد، تغییرات تکنولوژی شما بیشتر تغییر در مدل کسب و کار خواهد بود و نیازمند تغییرات چشمگیری در فرآیند ها و نگرش کارمندان است.

چطور توقعات مان را تعیین کنیم؟

به محض این­که هدف خود را از تغییر مشخص کردید، می توانید مدل کسب و کار جدید را طراحی کنید. بعضی از سازمان ها از مدل کسب و کار برای توجیه سرمایه­گذاری های خود استفاده می کنند، بعضی دیگر از سازمان ها از مدل کسب و کار برای تخمین زمان بازگشت سرمایه خود استفاد می کنند. در هردوی موارد، شما بیاد انتظارات واقع­بینانه داشته باشید.

با تعیین شاخص های سنجش تغییر تکنولوژی در سازمان های مشابه، می توانید از قابل دست­یابی بودن اهداف تعیین شده، مطمئن شوید. مدیر، تیم پروژه و ذی­نفعان باید دریافت درستی از زمان، بودجه، تخصیص منابع و سود مورد انتظار داشته باشند و در صورت وقوع تغییرات جزیی، باید تغییرات را به اطلاع آن ها رساند.

چه توقعی داشته باشیم؟

هزینه کل یک سیستم ERP به راحتی قابل تعیین نیست. تصور نکنید که سیستمERP  مورد نیاز شرکت های کوچک­تر اساسا از شرکت های بزرگ­تر ارزان تر است یا اینکه سیستم های ابری ارزان تر هستند. هزینه به عوامل زیادی از جمله میزان سفارشی سازی شدن سیستم بستگی دارد و هرکدام از انواع سیستم ها می تواند ارزان یا گران باشد.

تخمین زمانبندی پروژه هم معمولا دشوار است. ممکن است سال ها بگذرد و شما به سود مورد انتظار خود نرسید. خود پروژه ممکن است چندسال به طول بیانجامد، اضافه کردن چندسال دیگر به پروژه، باعث می شود تا برنامه زمانبندی شما کاملا تغییر کند. بهترین زمان برای تعیین برنامه زمانبندی تا شش ماه از شروع پروژه است.

برای اینکه قضیه را پیچیده تر کنیم، بودجه و زمان هردو قابل تغییر اند. در طول فرآیند تغییر تکنولوژی، ممکن است بخش های نامرتبط با پروژه هم دستخوش تغییر شوند. تمامی این موارد باید در طرح توسعه عنوان شود.

بعضی از تغییرات در پروژه غیرقابل اجتناب اند، اما بررسی دقیق پروژه می تواند از حوادث غیر مترقبه جلوگیری کند. این فهرستی از مواردی است که بهتر است در طرح پروژه شما رعایت شود:

  • دست­آوردهای مدنظرتان را دقیقا مشخص کنید.
  • یک استراتژی مدیریت داده و انتقال داده طراحی کنید.
  • سازمان خود را از نظر آمادگی برای تغییر ارزیابی کنید.
  • یک برنامه ی تغییر سازمانی را طراحی و اجرا کنید.
  • احتیاجات کارمندان را در طول فرآیند تغییر بررسی کنید و در صورت نیاز با استفاده از متخصصین خارج از سازمان، این بخش را تقویت کنید.
  • پیشرفت هر مرحله از پروژه را ثبت و ترسیم کنید تا هر لحظه به نقاط قوت و ضعف دسترسی داشته باشید و بتوانید احتیاجات را برآورده کنید.
  • اعضای تیم را از بخش ها و واحد های مختلف سازمان انتخاب کنید تا بتوانید احتیاجات پروژه را بهتر تعیین کنید.
  • برای کارمندان کارگاه های آموزشی برگزار کنید تا برای پروژه آماده باشند
  • کار ها را به سه دسته­ی، ضروری، ارزش آفرین و کارهایی که انجام­شان بهتر است تقسیم کنید.
  • احتیاجات سفارشی سازی نرم افزار را با هزینه­ی تخصیص یافته برای آموزش متعادل کنید.
  • کارمندانی که شغل­شان درآینده اتموماسیون می­شود را برای شغلی دیگر در واحدی دیگر آموزش دهید.
  • با فروشنده برای طراحی سیستم سازمانی صحبت کنید.

 

اما چرا باید توقع داشته باشیم؟

هنگامی که سازمان به یک سیسیتم جامع ERP  نیاز دارد، خیلی ساده است که تنها بر روی تکنولوژی مورد استفاده تمرکز کنیم. در بسیاری از مواقع از مدیران فناوری اطلاعات نیز همین انتظار می رود. اما اگر می خواهید توقعات واقع بینانه داشته باشید، باید جنبه های منابع انسانی و فرآیند ها را نیز در نظر داشته باشید.

همچنین باید یه مدل کسب و کار که دارای نرخ بازگشت سرمایه و سود حاصل از این تغییرات باشد را به مدیریت ارائه دهید. مهم­تر از همه، باید بدانید که چرا در حال استقرار یک سیستم ERP جدید هستید تا بتوانید هدف از تغییر را تعیین کنید.